Kort rezervasyon sistemi, kulübün günlük düzenini yürüten araçtır: kim, ne zaman, hangi kortta, hangi fiyatla oynuyor ve ödeme yapıldı mı? Üyeler, antrenörler ve resepsiyon alıştıktan sonra sistemi değiştirmek zahmetlidir. Bu rehber, tenis, padel ya da pickleball kulübünüz için kort rezervasyon sistemi seçerken kullanabileceğiniz tarafsız bir kontrol listesi ve deneme sürecinde sorulacak soruları içeriyor. Ürün sıralaması yapmıyoruz; amaç, her sistemi kendi kurallarınızla sınamanız.
Önce özellik listesine değil, kendi kurallarınıza bakın
Herhangi bir demoyu izlemeden önce kulübünüzün bugün nasıl çalıştığını bir sayfaya yazın.
- Kimler rezervasyon yapabilir: yalnızca üyeler mi, misafirler de mi, yoksa misafiriyle gelen üye mi?
- Kaç gün önceden rezervasyon açılıyor? Üye ve misafir için aynı mı?
- Bir rezervasyon ücretsiz olarak en geç ne zaman iptal edilebilir?
- Üye başına günlük ya da haftalık sınır var mı?
- Akşam ve hafta sonu saatleri ile gündüz saatlerinin fiyatı farklı mı? Üyeler daha az mı ödüyor?
- Hangi kortlar derslere, takımlara ya da yalnızca üyelere ayrılıyor?
Bu sayfa sizin test senaryonuz olur. Kurallarınızı tanımlayamayan bir sistem, personeli yeniden telefona, WhatsApp mesajlarına ve Excel dosyalarına döndürür.
Kort rezervasyon sistemi kontrol listesi: kurallar ve takvim
Rezervasyon kuralları. Her kuralın tüm kulüp için tek seferde değil, kort ya da kort grubu bazında ayarlanabildiğini kontrol edin. Gelmeyen oyuncuların nasıl takip edildiğini, dolu saatler için bekleme listesi olup olmadığını ve oyunculara hatırlatma gidip gitmediğini sorun.
Birden fazla branş. Tenis ve padel kortlarınız varsa ya da pickleball eklemeyi düşünüyorsanız, her branşın kendi seans süresi, fiyatı ve kuralları olmalı. Padelde dört oyuncu kort ücretini çoğu zaman bölüşmek ister.
Resepsiyon takvimi. Personelin gün boyu bakacağı ekran budur. Her kort için bir sütun, gün ve hafta görünümü ve sürükle-bırak ile taşıma ciddi zaman kazandırır. Telefonla gelen bir rezervasyonun kaç tıklamada girildiğini ölçün.
Tekrarlayan rezervasyonlar ve kort kapatma. Haftalık takım antrenmanı, sezon boyu her salı aynı saat ya da zemin yenilemesi için kapatılan bir kort tek seferde tanımlanmalı, seri olarak yönetilmeli ve çakışmalar açıkça görünmeli.
Üyeler, dersler ve antrenörler
Üyeler ve üyelikler. Üye kategorileri (yetişkin, genç, aile), üyelik dönemleri ve yenilemeler, seans seans düşen ders paketleri olmalı. Mevcut üye listenizi Excel'den aktarıp aktaramayacağınızı sorun.
Dersler ve antrenörler. Akademiniz varsa ders, kortu kendiliğinden bloke etmeli. Grup derslerinde katılımcı listesi ve yoklama, antrenör hak edişlerinde ise net kurallar (ders başına, saat başına ya da öğrenci başına) gerekir.
Ödeme, mutabakat ve dışa aktarma
Bugün neye ihtiyacınız olduğuna karar verin: tesiste ödeme, online ödeme ya da ikisi birden. Online ödeme gelmeyen oyuncu sayısını azaltabilir, ama bazı oyuncular hep kulüpte ödemek ister. Her rezervasyonda ödeme durumu görünmeli; kort, üyelik, ders ve lig ödemelerini türüne göre günlük ve aylık listeleyip muhasebecinize verebilmelisiniz. Excel ya da PDF çıktısı asgari şarttır.
Kartlı ödemede kart verisini saklayan, işleyen ya da ileten her taraf PCI DSS standardına uymak zorundadır. Çoğu kurulumda bu taraf rezervasyon yazılımı değil, bir ödeme kuruluşudur. Firmaya kart verisini hangi kuruluşun işlediğini ve uyumluluğu belgeleyip belgeleyemeyeceğini (örneğin bir Attestation of Compliance, yani uyumluluk beyanı ile) sorun.
Oyuncu uygulaması, iletişim, ligler ve raporlar
Oyuncu tarafı. Rezervasyonu telefonda deneyin: oyuncu boş saatleri görebiliyor, rezervasyon yapıp online ya da kulüpte ödemeyi seçebiliyor ve kurallarınız içinde iptal edebiliyor mu? Oyuncular kendine eş bulabiliyor ya da açık maçlara katılabiliyor mu?
İletişim. Anlık bildirim (push), e-posta ve mesaj kutusu telefon trafiğini azaltır. SMS ya da WhatsApp kullanacaksanız neyin desteklendiğini ve mesaj ücretini kimin ödediğini sorun.
Lig ve turnuvalar. Merdiven sistemi, lig usulü (round robin) ligler, eleme tabloları ve her turda eşlerin değiştiği Americano gibi sosyal padel formatları üyeleri aktif tutar. Sonuçların puan tablosuna elle uğraşmadan işlendiğini kontrol edin.
Raporlar. En azından kort ve saat bazında doluluk ve türüne göre gelir. En yoğun saatleri bilmek, yoğun saat fiyatını veriye dayanarak belirlemenizi sağlar.
KVKK, GDPR ve verilerin taşınabilirliği
Rezervasyon sisteminiz isimleri, iletişim bilgilerini, küçük oyuncuların doğum tarihlerini ve ödeme geçmişini tutar.
- Türkiye (KVKK, 6698 sayılı Kanun): Veri sorumlusu, teknik ve idari güvenlik tedbirlerinden onun adına veri işleyenle birlikte müştereken sorumludur. Verilerin yurt dışına aktarılması 9. maddeye tabidir. Verinin nerede barındırıldığını mutlaka sorun.
- AB (GDPR): AB'de üyeniz ya da tesisiniz varsa kulüp genellikle veri sorumlusu, yazılım firması veri işleyendir. 28. madde veri işleyenle sözleşme yapılmasını ve hizmet bitince verinin, kulübün tercihine göre, silinmesini ya da iade edilmesini öngörür. 20. madde ise kişiye, verdiği verileri yapılandırılmış, yaygın kullanılan ve makinece okunabilir bir formatta alma hakkı tanır. Fransız veri koruma kurumu CNIL bu formata örnek olarak CSV ve JSON'u verir.
- Rusya (152-FZ sayılı Federal Kanun): 18. maddenin 5. fıkrası, Rus vatandaşlarının kişisel verilerinin dar istisnalar dışında Rusya'daki veri tabanlarında kaydedilip saklanmasını şart koşar.
Hangi kanun geçerli olursa olsun üyelerin, rezervasyonların ve ödemelerin tam dışa aktarımını isteyin ve deneme sırasında test edin.
Erişilebilirlik, dil, destek ve çıkış koşulları
Erişilebilirlik. Aralık 2024'ten beri W3C tavsiyesi olan WCAG 2.2, erişilebilir web içeriği için ortak başvuru kaynağıdır ve genellikle AA düzeyi hedeflenir. Oyuncuların kullandığı ekranların buna göre kontrol edilip edilmediğini sorun.
Dil ve para birimi. Yabancı üyeleriniz ya da antrenörleriniz varsa arayüz onların dilinde olmalı, fiyatlar ise Türk lirası gibi yerel para biriminizde görünmeli.
Kurulum ve geçiş. Üyeleri kim aktaracak, kortları ve fiyatları kim kuracak, personeli kim eğitecek? Ne kadar sürer? Eski sistemdeki ileri tarihli rezervasyonlar ne olacak?
Sözleşme ve çıkış. Asgari süreyi, fesih bildirim süresini, fiyat artışlarını, işlem komisyonlarını ve ayrılırken neyi geri alacağınızı kontrol edin.
Kort rezervasyon programı için kısa kontrol listesi
| Alan | İsteyeceğiniz kanıt |
|---|---|
| Rezervasyon kuralları | Kendi kurallarınız kort bazında kurulmuş ve çalışıyor |
| Takvim | Resepsiyonunuz yoğun bir akşamı sistemle yönetiyor |
| Üyeler | Excel listeniz içeri aktarılmış |
| Dersler | Kortu bloke eden tekrarlı bir grup dersi |
| Ödemeler | Kasayla tutan günlük ödeme listesi |
| Oyuncu tarafı | Gerçek bir telefonda rezervasyon ve iptal |
| Veri | Tam dışa aktarım ve imzalı veri işleme sözleşmesi |
| Çıkış | Fesih süresi ve veri iadesi sözleşmede yazılı |
Kort rezervasyon sistemi denemesi nasıl yürütülür?
- Olmazsa olmaz kurallarınızı karşılayan iki ya da üç sistemi seçin.
- Demo kulübü değil, gerçek kortlarınızı, fiyatlarınızı ve kurallarınızı kurun.
- Resepsiyon, yoğun bir akşam ve bir hafta sonu dahil tam bir hafta sistemi kullansın.
- Farklı yaşlardan birkaç üyeden kendi telefonlarından rezervasyon yapmalarını isteyin.
- Her firmaya sorun: Kart verisini kim işliyor? Veri nerede barındırılıyor? Her şeyi nasıl dışa aktarırız? Fiyata neler dahil değil? Destek ne kadar sürede ve hangi dilde yanıt veriyor?
- Personelin sistem dışında yapmak zorunda kaldığı her işi not edin. Asıl cevap bu listededir.
PFM bu listenin neresinde?
PFM (Play For More), bir oyuncu uygulaması ile kulüpler için bir web panelinden oluşur. PFM Kulüp Paneli'nde her kort için bir sütun olan kort zaman çizelgesi (gün, hafta ve ay görünümü, sürükle-bırak), tekrarlayan rezervasyonlar ve kort kapatma vardır. Tenis, padel ve pickleball kortları saatlik fiyat tablolarıyla, üye fiyatlarıyla ve yalnızca üyelere açık kortlarla yönetilir. Rezervasyon kuralları kimin rezervasyon yapabileceğini, kaç gün önceden açılacağını, iptal süresini, günlük ve haftalık kotaları, bekleme listesini ve hatırlatmaları kapsar. Üyeler Excel'den aktarılır ve kategorilere ayrılır; üyelikler ve ders paketleri kredi ile çalışır. Akademi bölümü özel ve grup derslerini, kortu bloke eden tekrarlı ders serilerini, yoklamayı ve antrenör hak ediş kurallarını yönetir. Ödeme defterleri türüne göre tutulur ve Excel ya da PDF olarak alınır; raporlar doluluğu ve en yoğun saatleri gösterir. Ligler (lig usulü, gruplu lig, eleme, tenis merdiveni) ile padelde Americano, Team Americano ve Mexicano hazırdır. Oyuncular, kulübün tercihine göre tesiste ya da PFM uygulamasından öder; kulübün boş saatleri ve açık maçları oyuncu uygulamasında görünür. İletişim için anlık bildirim, toplu e-posta, üye ile kulüp arasında mesaj kutusu ve kulübün kendi numarasından derslere ilişkin WhatsApp bildirimleri vardır. Kort takvimi tek satırlık bir kodla kulübün kendi web sitesine gömülebilir; kulüp web rezervasyonunu açtığında oyuncular bu takvimden uygulama indirmeden rezervasyon yapar ve ödemeyi tesiste yapar.
PFM'in bugün yapmadıkları: satış noktası (POS) ve stok takibi yok, SMS yok, ışık ya da kapı kontrolü yok. Kortlar yalnızca tenis, padel ve pickleball içindir. Panel altı dilde kullanılabilir; bazı ekranlar hâlâ kısmen İngilizcedir.
PFM listenizle örtüşüyorsa Kulüp Paneli sayfasında nasıl çalıştığını görebilir, denemeyi planlamadan önce paketlere göz atabilirsiniz.
Kaynaklar
- (AB) 2016/679 sayılı Genel Veri Koruma Tüzüğü (GDPR), 20. ve 28. maddeler, EUR-Lex, Avrupa Birliği Yayın Ofisi
- Veri taşınabilirliği hakkı (Fransızca), CNIL
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (İngilizce metin), Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK)
- 152-FZ sayılı «Kişisel Veriler Hakkında» Federal Kanun (Rusça), ConsultantPlus
- PCI Veri Güvenliği Standardı (PCI DSS), PCI Security Standards Council
- Attestation of Compliance nedir? (İngilizce), PCI Security Standards Council
- Web İçeriği Erişilebilirlik Yönergeleri (WCAG) 2.2, W3C
Sık sorulan sorular
- Bir tenis kulübü için kort rezervasyon sisteminde neler olmalı?
- En azından resepsiyon için bir kort takvimi, sizin ayarlayabileceğiniz rezervasyon kuralları (kim, kaç gün önceden, iptal süresi), üye ve misafir fiyatları, dışa aktarılabilen ödeme kayıtları ve oyuncuların telefondan rezervasyon yapabilmesi. Kulüp büyüdükçe ders, lig ve raporlar da önem kazanır.
- Online ödemeye ilk günden ihtiyacımız var mı?
- Hayır. Birçok kulüp tesiste ödemeyle başlar, online ödemeyi sonra ekler. Önemli olan her rezervasyonda ödenip ödenmediğinin görünmesi ve gün sonunda ödeme listesinin kasa ve banka ile tutmasıdır.
- Rezervasyon yazılımı kullanınca üye verilerinden kim sorumlu olur?
- KVKK'ya göre veri sorumlusu genellikle kulüptür ve yazılım firması onun adına veri işler. Kanun, güvenlik tedbirlerinden veri sorumlusunu veri işleyenle birlikte müştereken sorumlu tutar. AB'deki üyeler için GDPR ayrıca yazılı bir veri işleme sözleşmesi ister.
- Kort rezervasyon programını değiştirirsek verilerimizi alabilir miyiz?
- Alabilmeniz gerekir. İmzadan önce üyeleri, rezervasyonları ve ödemeleri CSV ya da Excel gibi yaygın bir formatta dışa aktarma imkânını ve sözleşme bitince verinin iade edileceğini ya da silineceğini yazılı olarak isteyin.
- Bir kort rezervasyon sistemini ne kadar süre denemeliyiz?
- Hafta içi yoğun bir akşamı ve bir hafta sonunu kapsayan normal bir hafta yeterlidir. Denemeyi demo hesapla değil, gerçek kortlarınız, fiyatlarınız, kurallarınız ve sistemi kullanacak personelle yapın.