Platzbuchungssystem auswählen: Checkliste für Tennisvereine

Ein Platzbuchungssystem regelt den Alltag auf der Anlage: Wer spielt wann, auf welchem Platz, zu welchem Preis, und ist bezahlt? Ein späterer Wechsel ist mühsam, weil sich Mitglieder, Trainer und Clubbüro an das System gewöhnen. Dieser Leitfaden gibt Ihnen eine neutrale Checkliste für die Auswahl eines Platzbuchungssystems für Tennis-, Padel- oder Pickleballplätze und dazu die Fragen für eine Testphase. Wir vergleichen keine Produkte. Sie prüfen jedes System an Ihren eigenen Regeln.

Erst die eigene Platzordnung, dann die Funktionsliste

Schreiben Sie vor der ersten Demo auf einer Seite auf, wie Ihr Verein heute bucht.

• Wer darf buchen: nur Mitglieder, auch Gäste oder Mitglieder mit Gast?
• Wie viele Tage im Voraus? Gilt das für Mitglieder und Gäste gleich?
• Bis wann kann kostenfrei storniert werden?
• Gibt es Tages- oder Wochenkontingente pro Mitglied?
• Unterscheiden sich die Preise zwischen Haupt- und Nebenzeiten? Zahlen Mitglieder weniger?
• Welche Plätze sind für Training, Mannschaften oder nur für Mitglieder reserviert?

Diese Seite ist Ihr Testdrehbuch. Ein System, das Ihre Platzordnung nicht abbilden kann, schickt das Clubbüro zurück zu Telefon, Aushang und Excel-Liste.

Checkliste Platzbuchungssystem: Regeln und Platzplan

Buchungsregeln. Prüfen Sie, ob sich jede Regel pro Platz oder Platzgruppe einstellen lässt und nicht nur einmal für die ganze Anlage. Fragen Sie, wie Nichterscheinen behandelt wird, ob es für volle Zeiten eine Warteliste gibt und ob Spieler erinnert werden.

Mehrere Sportarten. Haben Sie Tennis- und Padelplätze oder planen Sie Pickleball, braucht jede Sportart eigene Slotlängen, Preise und Regeln. Beim Padel möchten vier Spieler die Platzmiete oft teilen.

Platzplan für das Clubbüro. Auf diesen Bildschirm schaut Ihr Team den ganzen Tag. Eine Spalte pro Platz, Tages- und Wochenansicht und Verschieben per Drag-and-drop sparen echte Zeit. Messen Sie, wie lange eine telefonische Buchung dauert.

Serienbuchungen und Sperrungen. Das wöchentliche Mannschaftstraining, das Winterabo in der Halle jeden Dienstag oder die Sperrung eines Platzes für die Frühjahrsinstandsetzung sollten einmal angelegt, als Serie verwaltet und mit klar sichtbaren Konflikten angezeigt werden.

Mitglieder, Training und Trainer

Mitglieder und Mitgliedschaften. Achten Sie auf Mitgliederkategorien (Erwachsene, Jugend, Familie), Beitragszeiträume und Verlängerungen sowie Trainingspakete, die Stunde für Stunde abgebucht werden. Fragen Sie, ob Sie Ihre Mitgliederliste aus Excel importieren können.

Training und Trainer. Wenn Sie eine Tennisschule betreiben, sollte eine Trainingsstunde den Platz automatisch blockieren. Gruppentraining braucht Teilnehmerlisten und Anwesenheit, die Trainerabrechnung klare Regeln (pro Stunde, pro Einheit oder pro Teilnehmer).

Zahlungen, Abgleich und Export

Entscheiden Sie, was Sie heute brauchen: Zahlung vor Ort, online oder beides. Online-Zahlung kann verfallene Buchungen verringern, manche Spieler zahlen aber immer im Clubhaus. Jede Buchung sollte ihren Zahlungsstatus zeigen. Tages- und Monatslisten nach Art (Platzbuchungen, Mitgliedschaften, Training, Ligen) sollten sich für Kassenwart und Steuerberatung exportieren lassen, mindestens als Excel oder PDF.

Bei Kartenzahlung muss jede Stelle, die Kartendaten speichert, verarbeitet oder überträgt, den Standard PCI DSS erfüllen. Meist ist das ein Zahlungsdienstleister, nicht die Buchungssoftware selbst. Fragen Sie den Anbieter, wer die Kartendaten verarbeitet und ob ein Nachweis vorliegt, etwa eine „Attestation of Compliance“.

Spieler-App, Kommunikation, Ligen und Auswertungen

Spielerseite. Testen Sie die Buchung auf dem Smartphone: Sieht ein Spieler freie Zeiten, kann er buchen, online oder vor Ort zahlen und im Rahmen Ihrer Regeln stornieren? Kann er Spielpartner finden oder offenen Matches beitreten?

Kommunikation. Push-Nachrichten, E-Mail und ein Postfach ersparen viele Anrufe. Wenn Sie SMS oder WhatsApp brauchen, fragen Sie, was unterstützt wird und wer die Nachrichten bezahlt.

Ligen und Turniere. Forderungslisten, Ligen im Modus „jeder gegen jeden“, K.-o.-Felder und gesellige Padel-Formate wie das Americano, bei dem die Partner jede Runde wechseln, halten Mitglieder aktiv. Ergebnisse sollten ohne Handarbeit in die Tabelle einfließen.

Auswertungen. Mindestens die Auslastung pro Platz und Stunde sowie Umsätze nach Art. Wer die vollsten Stunden kennt, legt Preise für Hauptzeiten auf Basis von Zahlen fest.

DSGVO und Datenübertragbarkeit beim Buchungssystem

Ihr Buchungssystem speichert Namen, Kontaktdaten, Geburtsdaten von Jugendlichen und Zahlungshistorien.

• EU (DSGVO): Der Verein ist in der Regel Verantwortlicher, der Anbieter Auftragsverarbeiter. Art. 28 DSGVO verlangt einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Darin muss unter anderem stehen, dass der Anbieter nach Ende der Leistung die Daten nach Wahl des Vereins löscht oder zurückgibt. Art. 20 gibt Mitgliedern das Recht, ihre bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Die französische Datenschutzbehörde CNIL nennt CSV und JSON als Beispiele.
• Türkei (KVKK, Gesetz Nr. 6698): Der Verantwortliche haftet gemeinsam mit dem Auftragsverarbeiter für die technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen. Übermittlungen ins Ausland richten sich nach Art. 9.
• Russland (Föderales Gesetz 152-FZ): Art. 18 Abs. 5 verlangt, dass personenbezogene Daten russischer Staatsbürger bis auf enge Ausnahmen in Datenbanken in Russland erfasst und gespeichert werden.

Fragen Sie in jedem Fall, wo die Daten gehostet werden, und testen Sie den vollständigen Export von Mitgliedern, Buchungen und Zahlungen schon in der Testphase.

Barrierefreiheit, Sprachen, Support und Kündigung

Barrierefreiheit. Die WCAG 2.2, seit Dezember 2024 eine W3C-Empfehlung, sind der übliche Maßstab für barrierefreie Webinhalte. Meist wird Stufe AA angestrebt. Fragen Sie, ob die Spieleransichten danach geprüft wurden.

Sprachen und Währungen. Mitglieder und Trainer aus dem Ausland brauchen die Oberfläche in ihrer Sprache, Preise müssen in Euro oder Franken erscheinen.

Einrichtung und Umzug. Wer importiert die Mitglieder, legt Plätze und Preise an und schult das Team? Wie lange dauert das? Was passiert mit künftigen Buchungen, die noch im alten System stehen?

Vertrag und Ausstieg. Prüfen Sie Mindestlaufzeit, Kündigungsfrist, Preisanpassungen, Transaktionsgebühren und was Sie beim Wechsel zurückbekommen.

Kurze Checkliste für die Platzbuchung

So testen Sie ein Platzbuchungssystem

1. Wählen Sie zwei oder drei Systeme, die Ihre Pflichtregeln abdecken.
2. Richten Sie Ihre echten Plätze, Preise und Regeln ein, nicht den Demoverein.
3. Lassen Sie das Clubbüro eine ganze Woche damit arbeiten, mit einem vollen Abend und einem Wochenende.
4. Bitten Sie einige Mitglieder unterschiedlichen Alters, mit dem eigenen Smartphone zu buchen.
5. Fragen Sie jeden Anbieter: Wer verarbeitet Kartendaten? Wo liegen die Daten? Wie exportieren wir alles? Was ist nicht im Preis enthalten? Wie schnell antwortet der Support, und in welcher Sprache?
6. Notieren Sie alles, was das Team weiterhin außerhalb des Systems erledigen musste. Diese Liste ist Ihre eigentliche Antwort.

Wo PFM passt

PFM (Play For More) besteht aus einer Spieler-App und einem Webpanel für Vereine. Das PFM Club Panel hat einen Platzplan mit einer Spalte pro Platz (Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Drag-and-drop), Serienbuchungen und Platzsperrungen. Es verwaltet Tennis-, Padel- und Pickleballplätze mit Stundenpreistabellen, Mitgliederpreisen und Plätzen nur für Mitglieder. Die Buchungsregeln umfassen, wer buchen darf, wie weit im Voraus, Stornofristen, Tages- und Wochenkontingente, Warteliste und Erinnerungen. Mitglieder werden aus Excel importiert und in Kategorien geführt, Mitgliedschaften und Trainingspakete laufen über Guthaben. Die Akademie verwaltet Einzel- und Gruppentraining, Trainingsserien, die den Platz blockieren, Anwesenheit und Regeln für die Trainerabrechnung. Zahlungen werden je Art in eigenen Listen geführt und als Excel oder PDF exportiert, Auswertungen zeigen Auslastung und Stoßzeiten. Ligen (jeder gegen jeden, Gruppenliga, K.-o.-System, Forderungsliste) sowie Padel-Americano, Team-Americano und Mexicano sind eingebaut. Spieler zahlen vor Ort oder über die PFM-App, je nach Entscheidung des Vereins. Freie Zeiten und offene Matches des Vereins erscheinen in der Spieler-App. Zur Kommunikation gibt es Push, Massen-E-Mail, ein Postfach zwischen Mitglied und Verein sowie WhatsApp-Hinweise zu Trainingsstunden über die eigene Nummer des Vereins. Der Platzkalender lässt sich mit einer Codezeile in die eigene Vereinswebsite einbinden; schaltet der Verein die Webbuchung ein, buchen Spieler dort ohne App und bezahlen vor Ort.

Was PFM heute nicht bietet: keine Kasse und keine Lagerverwaltung, kein SMS-Versand und keine Licht- oder Türsteuerung. Plätze gibt es nur für Tennis, Padel und Pickleball. Das Panel ist in sechs Sprachen verfügbar, einzelne Ansichten sind aber noch teilweise englisch, die Akademie-Ansichten nur türkisch.

Wenn PFM zu Ihrer Liste passt, zeigt die Seite Club Panel, wie es funktioniert. Vor einem Test können Sie die Tarife ansehen.

Quellen

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), Art. 20 und 28, EUR-Lex, Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union
• Recht auf Datenübertragbarkeit (französisch), CNIL
• Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten (englische Fassung), Türkische Datenschutzbehörde (KVKK)
• Föderales Gesetz Nr. 152-FZ „Über personenbezogene Daten“ (russisch), ConsultantPlus
• PCI Data Security Standard (PCI DSS), PCI Security Standards Council
• What is an Attestation of Compliance? (englisch), PCI Security Standards Council
• Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.2, W3C