Il software di prenotazione campi regola la vita quotidiana del circolo: chi gioca, quando, su quale campo, a che prezzo, e se ha pagato. Cambiarlo dopo è faticoso. Questa guida vi offre una checklist neutrale per scegliere un software di prenotazione per campi da tennis, padel o pickleball, con le domande da fare durante una prova. Non stila classifiche di prodotti.
Partite dal vostro regolamento, non dall’elenco delle funzioni
Prima di qualsiasi demo, descrivete su una pagina come funziona oggi il circolo.
- Chi può prenotare: solo i soci, anche i non soci, o il socio con un ospite?
- Con quanti giorni di anticipo, per i soci e per gli ospiti?
- Fino a quando si può disdire senza pagare?
- Ci sono limiti giornalieri o settimanali per socio?
- Le tariffe cambiano tra ore di punta e fasce tranquille? I soci pagano meno?
- Quali campi sono riservati alla scuola tennis, alle squadre o ai soli soci?
Questa pagina diventa il vostro copione di prova. Un sistema che non sa tradurre il vostro regolamento riporta la segreteria al telefono e al foglio Excel.
Software prenotazione campi: regole e tabellone
Regole di prenotazione. Verificate che ogni regola si possa impostare per campo o gruppo di campi. Chiedete come si gestiscono le assenze, se esiste una lista d’attesa per gli orari pieni e se i giocatori ricevono promemoria.
Più sport. Tennis, padel o pickleball: ogni sport deve avere durata dello slot, tariffe e regole proprie.
Tabellone della segreteria. Una colonna per campo, vista giornaliera e settimanale e trascinamento delle prenotazioni fanno risparmiare tempo vero. Cronometrate quanto serve per inserire una prenotazione arrivata per telefono.
Prenotazioni ricorrenti e chiusure. L’allenamento settimanale di una squadra, l’ora fissa del martedì per tutta la stagione o un campo chiuso per il rifacimento della terra rossa vanno creati una volta sola, gestiti come serie e con i conflitti ben visibili.
Soci, lezioni e maestri
Soci e quote. Cercate categorie di soci, periodi di iscrizione con rinnovo e pacchetti di lezioni scalati lezione per lezione. Chiedete se potete importare l’elenco soci da Excel.
Lezioni e maestri. Se avete una scuola tennis o padel, la lezione deve bloccare il campo in automatico. Servono anche presenze per i corsi collettivi e regole chiare per i compensi dei maestri (a lezione, a ora o ad allievo).
Pagamenti, riconciliazione ed esportazioni
Decidete cosa vi serve oggi: pagamento in sede, online o entrambi. Ogni prenotazione deve mostrare lo stato del pagamento. Dovete poter estrarre elenchi giornalieri e mensili per tipo (campi, quote, lezioni, tornei) per il tesoriere o il commercialista, almeno in Excel o PDF.
Per i pagamenti con carta, chiunque memorizzi, elabori o trasmetta dati di carta deve rispettare lo standard PCI DSS. Di solito è un fornitore di servizi di pagamento, non il software di prenotazione in sé. Chiedete al fornitore chi tratta i dati di carta e se può mostrare una prova di conformità, per esempio una «Attestation of Compliance».
App per i giocatori, comunicazione, tornei e statistiche
Lato giocatori. Provate la prenotazione da smartphone: il giocatore vede gli orari liberi, prenota, paga online o in sede e disdice entro le vostre regole? Può trovare compagni di gioco o unirsi a partite aperte?
Comunicazione. Se vi servono SMS o WhatsApp, chiedete cosa è supportato e chi paga i messaggi.
Tornei sociali. Classifiche a sfida, gironi all’italiana, tabelloni a eliminazione diretta e formati conviviali di padel come l’Americano, in cui si cambia compagno a ogni turno, tengono attivi i soci. I risultati devono aggiornare la classifica senza lavoro manuale.
Statistiche. Almeno l’occupazione per campo e per ora e gli incassi per tipo.
Gestionale circolo tennis: GDPR e portabilità dei dati
Il gestionale contiene nomi, recapiti, date di nascita dei ragazzi e storico dei pagamenti.
- UE (GDPR): il circolo è di norma titolare del trattamento e il fornitore responsabile del trattamento. L’articolo 28 richiede un contratto con il responsabile, che deve prevedere tra l’altro che, finita la prestazione, i dati vengano cancellati o restituiti a scelta del circolo. L’articolo 20 dà ai soci il diritto di ricevere i dati forniti in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. L’autorità francese CNIL cita come esempi CSV e JSON.
- Turchia (KVKK, legge n. 6698): il titolare risponde insieme al responsabile delle misure di sicurezza tecniche e organizzative. I trasferimenti all’estero seguono l’articolo 9.
- Russia (legge federale 152-FZ): l’articolo 18, comma 5, impone, salvo eccezioni limitate, di registrare e conservare i dati dei cittadini russi in banche dati situate in Russia.
In ogni caso chiedete dove sono ospitati i dati e provate l’esportazione completa già durante la prova.
Accessibilità, lingue, assistenza e uscita
Accessibilità. Le WCAG 2.2, raccomandazione del W3C da dicembre 2024, sono il riferimento comune per contenuti web accessibili, con il livello AA come obiettivo abituale. Chiedete se le schermate per i giocatori sono state verificate.
Lingue e valute. Soci e maestri stranieri hanno bisogno dell’interfaccia nella loro lingua, e i prezzi devono comparire in euro o, in Ticino, in franchi.
Avvio e migrazione. Chi importa i soci, imposta campi e tariffe e forma il personale? Che fine fanno le prenotazioni future già nel vecchio sistema?
Contratto e uscita. Controllate durata minima, preavviso di disdetta, aumenti di prezzo, commissioni sulle transazioni e cosa vi viene restituito quando lasciate il servizio.
Checklist rapida
| Area | Prova da chiedere |
|---|---|
| Regole | Il vostro regolamento impostato per campo e attivo |
| Tabellone | La segreteria gestisce una serata piena |
| Soci | Il vostro file Excel importato |
| Lezioni | Un corso ricorrente che blocca il campo |
| Pagamenti | Un elenco del giorno che coincide con la cassa |
| Lato giocatori | Prenotazione e disdetta su uno smartphone vero |
| Dati | Esportazione completa e contratto ex art. 28 firmato |
| Uscita | Preavviso e restituzione dei dati scritti nel contratto |
Come provare un software prenotazione campi
- Scegliete due o tre sistemi che coprono le vostre regole irrinunciabili.
- Impostate campi, tariffe e regole reali.
- Fate lavorare la segreteria per una settimana intera, con una serata piena e un weekend.
- Chiedete ad alcuni soci di età diverse di prenotare dal proprio telefono.
- Domandate a ogni fornitore: chi tratta i dati di carta? Dove sono ospitati i dati? Come esportiamo tutto? Cosa non è incluso nel prezzo? In quanto tempo e in che lingua risponde l’assistenza?
- Annotate tutto ciò che il personale ha dovuto ancora fare fuori dal sistema. Quella lista è la vostra vera risposta.
Dove si colloca PFM
PFM (Play For More) è composto da un’app per giocatori e da un pannello web per i circoli. Il PFM Club Panel ha un tabellone con una colonna per campo (vista giornaliera, settimanale e mensile, trascinamento), prenotazioni ricorrenti e chiusure dei campi. Gestisce campi da tennis, padel e pickleball con tariffe orarie, prezzi per i soci e campi riservati ai soci. Le regole coprono chi può prenotare, con quanti giorni di anticipo, i termini di disdetta, i limiti giornalieri e settimanali, la lista d’attesa e i promemoria. I soci si importano da Excel e si dividono in categorie; quote e pacchetti di lezioni funzionano a crediti. L’accademia gestisce lezioni private e collettive, serie ricorrenti che bloccano il campo, presenze e regole per i compensi dei maestri. Gli incassi sono tenuti per tipo ed esportabili in Excel o PDF; le statistiche mostrano occupazione e ore di punta. Sono integrati campionati (girone all’italiana, gironi, eliminazione diretta, classifica a sfida nel tennis) e, per il padel, Americano, Team Americano e Mexicano. I giocatori pagano in sede o tramite l’app PFM, come decide il circolo, e gli orari liberi e le partite aperte del circolo compaiono nell’app. Per comunicare ci sono notifiche push, e-mail di gruppo, una casella messaggi tra socio e circolo e notifiche WhatsApp sulle lezioni dal numero del circolo. Il calendario dei campi si incorpora nel sito del circolo con una sola riga di codice; quando il circolo attiva la prenotazione online, i giocatori prenotano da lì senza l’app e pagano al circolo.
Cosa PFM oggi non fa: niente cassa né magazzino, niente SMS, nessun controllo di luci o accessi. I campi sono solo da tennis, padel e pickleball. Il pannello è disponibile in sei lingue, ma alcune schermate sono ancora in parte in inglese e quelle dell’accademia solo in turco.
Se PFM corrisponde alla vostra lista, la pagina Club Panel mostra come funziona, e prima di pianificare una prova potete vedere i piani.
Fonti
- Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), articoli 20 e 28, EUR-Lex, Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea
- Il diritto alla portabilità (in francese), CNIL
- Legge n. 6698 sulla protezione dei dati personali (versione inglese), Autorità turca per la protezione dei dati (KVKK)
- Legge federale n. 152-FZ «Sui dati personali» (in russo), ConsultantPlus
- PCI Data Security Standard (PCI DSS), PCI Security Standards Council
- What is an Attestation of Compliance? (in inglese), PCI Security Standards Council
- Linee guida per l’accessibilità dei contenuti web (WCAG) 2.2, W3C
Domande frequenti
- Cosa deve avere un software di prenotazione campi per un circolo tennis?
- Come minimo: un tabellone dei campi per la segreteria, regole di prenotazione che impostate voi (chi, con quanti giorni di anticipo, termine di disdetta), tariffe per soci e ospiti, report dei pagamenti esportabili e la prenotazione da smartphone. Lezioni, tornei sociali e statistiche contano di più quando il circolo cresce.
- Serve il pagamento online fin dall’inizio?
- No. Molti circoli partono con il pagamento in sede e aggiungono quello online in seguito. L’importante è che ogni prenotazione mostri se è pagata e che a fine giornata l’elenco degli incassi coincida con cassa e conto.
- Chi è responsabile dei dati dei soci se il circolo usa un gestionale?
- Secondo il GDPR il circolo è di norma titolare del trattamento e il fornitore del software responsabile del trattamento. Serve quindi un contratto scritto ai sensi dell’articolo 28 del GDPR.
- Se cambiamo gestionale possiamo portare via i nostri dati?
- Dovreste poterlo fare. Prima di firmare chiedete un’esportazione di soci, prenotazioni e pagamenti in un formato diffuso come CSV o Excel, e una clausola sulla restituzione o cancellazione dei dati a fine contratto.
- Quanto deve durare la prova di un software per circoli?
- Almeno una settimana normale, con una serata piena in settimana e un weekend. Provatelo con i vostri campi, tariffe e regole reali e con le persone che lo useranno ogni giorno, non solo con un account demo.